Pörssiyhtiöiden yhtiökokoukset ovat massatapahtumia, joihin voi yhtiöstä riippuen osallistua yli tuhatkin henkilöä osakkeenomistajan, yhtiön johdon ja muun osanottajan roolissa (esimerkiksi osakkeenomistajan avustaja tai kokouksen tekninen avustaja). Esimerkiksi Sveitsissä viranomaiset ovat kieltäneet toistaiseksi yli tuhannen hengen yleisötapahtumat koronaviruksen (COVID-19) leviämisen estämiseksi, ja viranomaiset voivat asettaa vastaavia kieltoja, rajoituksia tai suosituksia myös Suomessa, minkä vuoksi asiaan on suositeltavaa varautua myös yhtiökokouksen järjestämisen tiimoilta.

Olemme identifioineet seuraavia toimintavaihtoehtoja, joista osa on toisiaan täydentäviä.

1. Yhtiökokouksen pitäminen ennalta suunnitellusti, mutta noudattaen erityisiä varotoimia

• Tiedottaminen varotoimista ennen kokousta, käsihuuhdetta saatavilla, istumajärjestys välttäen liiallista ahtautta, valmiina annoksina tarjolle asetetut ruoat ja juomat itsepalvelubuffetin sijasta ja niin edelleen.
• Jos viranomaiset suosittelevat massatapahtumien järjestämisen välttämistä tai niiden peruuttamista – vaikka niitä ei nimenomaisesti kiellettäisikään – on oletettavaa, että osallistujamäärä on tällaisissa tilanteissa joka tapauksessa normaalia alhaisempi.

2. Yhtiökokouksen pitäminen kuten edellä, mutta lisäksi kokouksen ”striimaus” livelähetyksenä sekä mahdollisuus katsoa tallenne myöhemmin yhtiön internetsivuilta

• Tässä vaihtoehdossa osakkeenomistajat voivat seurata yhtiökokousta etänä. Toisaalta se sulkee pois mahdollisuuden käyttää puhe- tai äänioikeutta.

3. Yhtiökokouksen pitäminen kuten edellä, mutta osallistujien jakaminen useaan eri tilaan

• Jotta yleisömäärä ei ylittäisi viranomaisten määräämää rajaa (esim. max. 300/500/1000 henkilöä), jaetaan kokous useampaan eri kokoustilaan, jotka  kuitenkin sijaitsevat samassa rakennuksessa. Tällöin jokaisessa  kokoustilassa on tarvittava määrä kokousavustajia puheenvuorojen  käyttämistä ja äänestysten toimittamista varten.
• Tilojen puolesta tämä saattaa olla mahdollista Helsingissä esimerkiksi Messukeskuksessa sekä mahdollisesti Finlandia-talossa ja Marina Congress Centerissä (jos tiloja on vapaana).

4. Yhtiökokouksen pitäminen siten, että myös ennakkoäänestäminen ja/tai sähköinen äänestäminen on mahdollista

• Yhtiökokoukseen osallistuminen voidaan toteuttaa myös postin taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla, mikäli yhtiön hallitus näin päättää eikä yhtiöjärjestyksessä kielletä edellä mainittua osallistumistapaa.
• Käytännössä edellä todetut tavat tarkoittavat ennakkoäänestämistä sekä reaaliaikaista sähköistä äänestämistä.
• Edellytyksenä on, että osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus voidaan selvittää tavallisessa yhtiökokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavalla tavalla.
• Kokouskutsussa on tällöin mainittava edellä mainitusta osallistumismahdollisuudesta, sen käyttämisen edellytyksistä, siihen liittyvistä osakkeenomistajan puhevallan käyttämisen mahdollisista rajoituksista sekä siinä noudatettavasta menettelystä. Jos kokouskutsu on jo julkaistu ilman edellä mainittuja tietoja, tulee sitä täydentää näiltä osin vähintään kolme (3) viikkoa ennen kokousta.
• Käytännössä Suomessa on käytetty erittäin vähän edellä mainittuja osallistumistapoja, koska osallistumisen edellytysten täyttäminen lainsäädännön vaatimalla tavalla kokousmenettelyn sujuvuuden kärsimättä on toistaiseksi koettu haastavaksi yhtälöksi.
• Tällä hetkellä toimivaa kokonaisratkaisua esimerkiksi sähköisen äänestämisen osalta ei ole esitetty, mutta mikäli koronaviruksen aiheuttamat häiriöt yhtiökokousten pitämiselle laajenevat, voi markkinoille tulla hyvinkin nopealla aikataululla uusia ratkaisumalleja, jotka täyttävät yhtiöiden, osakkeenomistajien ja muiden sidosryhmien vaatimukset normaalia haastavammissa olosuhteissa.

5. Kokouksen peruuttaminen ja uuden kokouksen koolle kutsuminen (tai koolle kutsutun kokouksen lykkääminen)

• Tämä vaihtoehto tulee kyseeseen etenkin silloin, jos viranomaiset kieltävät massatapahtumat, joiden osanottajamäärä ylittää tietyn asetetun henkilömäärän, taikka suosittelevat tällaisten tapahtumien peruuttamista.
• Yhtiökokouksen peruuttamiselle ei ole erityistä määräaikaa, mutta käytännössä on suositeltavaa, ettei peruuttamista jätetä viimeisiin päiviin ennen kaavailtua yhtiökokouspäivää, jotta tieto peruuttamisesta tavoittaisi mahdollisimman monet osallistujat.
• Määräaika uuden yhtiökokouksen koolle kutsumiselle on kolme (3) viikkoa ennen uutta kokousajankohtaa, mutta kuitenkin vähintään yhdeksän (9) arkipäivää ennen yhtiökokouksen täsmäytyspäivää (joka puolestaan on kahdeksan (8) arkipäivää ennen yhtiökokousta).
• Käytännössä useimpiin tapauksiin soveltuu kolmen viikon sääntö; pidempi kutsuaika tulee sovellettavaksi vain sellaisten yhtiökokousten tapauksissa, jotka ajoittuvat pääsiäispyhien, vapun tai helatorstain jälkeisiin päiviin (kokoukset, jotka pidettäisiin aikaväleillä 14.–23.4., 4.–7.5. tai 25.-28.5.2020).
• Osakeyhtiölain mukaan varsinainen yhtiökokous tulee pitää kuuden (6) kuukauden kuluessa edellisen tilikauden päättymisestä, eli yhtiön tilikauden ollessa kalenterivuosi tulee yhtiökokous pitää kesäkuun loppuun mennessä, ellei yhtiön yhtiöjärjestyksessä ole määrätty lainsäädäntöä tiukempia aikarajoja yhtiökokouksen pitämiselle.
• Jos kuitenkin viranomaiset kieltävät massatapahtumien järjestämisen siten, että kiellot tosiasiassa estävät yhtiökokouksen järjestämisen, niin käytännössä varsinaisen yhtiökokouksen pitämistä voi lykätä edellä mainittujen määräaikojen yli ilman, että tämä aiheuttaisi esimerkiksi kokouksen pätemättömyyden tai hallituksen vahingonkorvausvelvollisuuden. Mikäli jokin taho tällaisen pakkotilan tapauksessa moittisi oikeusteitse yhtiökokouksen päätöksiä, ei moitekanteella olisi käytännössä menestymisen mahdollisuuksia.
• Vaikka kokouksen peruuttaminen voi ainakin asiasta ensimmäisten joukossa ilmoittavien tai suurten pörssiyhtiöiden kohdalla saada laajempaakin (neutraalia) mediahuomiota, on toisaalta otettava huomioon riski siitä, että jos yhtiökokous päädytään järjestämään ilman minkäänlaisia varo- tai erityistoimenpiteitä, ja kokous sittemmin osoittautuu virustartuntojen leviämisen lähteeksi, on tämä omiaan synnyttämään huomattavaa negatiivista julkisuutta.

6. Yhtiökokouksen siirtäminen jatkokokoukseen

• Tässä vaihtoehdossa yhtiökokous pidetään muodollisesti ennalta suunniteltuna ajankohtana, mutta ilman varsinaisten asiakohtien käsittelyä: Kokous avataan, se järjestäytyy ja valitsee puheenjohtajan, mutta ennen varsinaisten asiakohtien käsittelyä – ennen tilinpäätöksen esittelyä ja vahvistamista – yhtiökokous tekee päätöksen, jonka mukaan tilinpäätöksen esittelyä koskevasta asiakohdasta alkaen kaikki loput yhtiökokousagendalla olevat asiat siirretään osakeyhtiölain mahdollistamalla tavalla jatkokokoukseen.
• Jatkokokoukseen on toimitettava erillinen kokouskutsu, jos se pidetään yli neljän (4) viikon kuluttua ensimmäisestä yhtiökokouksesta (kuten oletettavasti toimitaan, mikäli jatkokokouksen pitämiseen päädytään).
• Tämän menettelytavan etuna voidaan ainakin teoriatasolla nähdä se, että tällöin osakkeenomistajien ilmoittautumiset ensimmäiseen kokoukseen pysyvät voimassa, eli tällöin säästytään hallinnolliselta vaivalta, joka aiheutuisi uuden ilmoittautumismenettelyn järjestämisestä. Tällaisessa tapauksessa jatkokokoukseen saisivat osallistua kuitenkin vain ne osakkeenomistajat, jotka ovat ilmoittautuneet ensimmäiseen kokoukseen sitä koskevien ilmoittautumismääräaikojen puitteissa (toisin sanoen osakkeenomistaja, joka ei ole ilmoittautunut kokoukseen, ei voi myöhemmin ilmoittautua taikka osallistua jatkokokoukseen).
• Tämä vaihtoehto tulisi harkittavaksi erityisesti silloin, jos viranomaisen päätös tai suositus massatapahtumien peruuttamisesta annetaan juuri ennen yhtiökokouksen pitämistä.

Joka tapauksessa koronaviruksesta johtuvat mahdolliset muutokset yhtiökokouksen järjestämiseen edellyttävät pörssiyhtiöissä –valitusta toimintatavasta riippuen – hallituksen käsittelyä ja päätöksiä, pörssitiedottamista sekä muuta mahdollista tiedottamista yhtiön aiemmin käyttämiä tiedotuskanavia hyödyntäen, jotta tieto esimerkiksi kokouksen mahdollisesta peruuttamisesta saadaan välitettyä riittävässä laajuudessa.

Merilammen kokeneet asiantuntijat osallistuvat vuosittain lukuisien pörssiyhtiöiden yhtiökokousten valmisteluun sekä puheenjohtajan tehtävien hoitamiseen yhtiökokouksissa.