Vuosi lähenee loppuaan ja taloyhtiöiden onkin syytä olla tarkkana, sillä osakeluetteloiden siirto uuteen huoneistotietojärjestelmään tulee tehdä vuoden 2023 loppuun mennessä. Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään kerätään jatkossa tiedot osakehuoneistojen omistuksista, panttauksista ja rajoituksista. Järjestelmän tarkoituksena on parantaa osakehuoneistoihin liittyvien tietojen ja omistajamerkintöjen saatavuutta ja luotettavuutta. Lisäksi siirtymän myötä paperisista osakekirjoista luovutaan. Olemme listanneet alle tärkeimmät asiat, jotka sekä taloyhtiön että osakkeenomistajan tulisi ottaa huomioon siirtymässä.

Keitä muutos koskee?

Ennen vuotta 2019 perustettujen eli niin sanottujen ”vanhojen” asunto-osakeyhtiöiden täytyy siirtyä huoneistotietojärjestelmään. Kaikki vuonna 2019 ja sen jälkeen perustetut asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt kuuluvat puolestaan automaattisesti järjestelmään. Siirtymävelvollisuus ei kuitenkaan koske vanhoja keskinäisiä kiinteistöosakeyhtiöitä. Mikäli vanhan keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön tiedot halutaan siirtää huoneistotietojärjestelmään, tulee yhtiöjärjestykseen lisätä erillinen määräys yhtiön osakkeiden kuulumisesta huoneistotietojärjestelmään.

Osakeluettelon siirto

Siirtymä huoneistotietojärjestelmään tapahtuu kahdessa vaiheessa, joista ensimmäinen on osakeluettelon siirto. Taloyhtiön hallituksen tulee ensin tehdä päätös osakeluettelon siirrosta huoneistotietojärjestelmään, jonka jälkeen siirto voidaan suorittaa. Siirron tekee lähtökohtaisesti isännöitsijätoimisto Maanmittauslaitoksen ylläpitämässä sähköisessä palvelussa, mutta myös hallituksen puheenjohtaja voi käyttää siirtopalvelua. Ennen siirron tekemistä taloyhtiön tulee varmistaa, että yhtiöjärjestys on ajan tasalla ja osakeluettelo on yhtiöjärjestyksen mukainen. Osakeluettelon siirto on maksuton, jos se suoritetaan määräajassa vuoden 2023 loppuun mennessä.

Omistuksen rekisteröinti

Siirtymän toisessa vaiheessa osakehuoneistoihin merkitään omistusoikeus sekä mahdolliset panttaukset. Kun osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, osakkeenomistajalla on 10 vuotta aikaa hakea osakehuoneiston omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta. Hakemuksen yhteydessä tulee myös toimittaa mahdollinen paperinen osakekirja, joka mitätöidään rekisteröinnin yhteydessä Maanmittauslaitoksen toimesta. Mikäli osakekirja on esimerkiksi pankissa lainan vakuutena, voidaan pankki valtuuttaa suorittamaan omistusoikeuden rekisteröinti. Jos osakkeet myydään ennen kuin omistusoikeus on rekisteröity, tulee osakkeiden uuden omistajan tehdä rekisteröinti kahden kuukauden kuluessa osakkeiden myynnistä.

Rekisteröinnin jälkeen osakehuoneiston omistustiedot ovat jatkossa saatavissa huoneistotietojärjestelmästä, josta voi tilata sähköisen osakeluettelon sekä osakehuoneistotulosteen, joka sisältää perustiedot yhtiöstä ja huoneistoista sekä tiedot huoneiston omistajista, panttauksista ja rajoituksista.

‍