Tämän vuoksi myös johdon vastuukysymykset ovat nousseet nyt poikkeusaikana pinnalle erilaisissa yhteyksissä. Jos yrityksessä tapahtuu jokin virhe eikä yritystä itseään ole mahdollista saada vastuuseen tai se ei riitä, kritiikki kohdistuu helposti hallitukseen ja toimivaan johtoon, ja enenevässä määrin myös muun muassa yrityksen lakiasiainosastoon.

Liiketoimintapäätös voi jälkikäteisarvioinnissa osoittautua virheelliseksi. Tämä ei välttämättä tarkoita sitä, että johdossa olisi toimittu virheellisesti. Johdon on kuitenkin tällöin pystyttävä luotettavalla tavalla osoittamaan, että päätökset on tehty oikeassa paikassa, oikea-aikaisesti ja että tehdyille päätöksille ja ratkaisuille löytyvät selvät ja dokumentoidut perustelut.

Seuraavat käytännön neuvot voivat yksinkertaisuudessaan olla avain sille, että yrityksessä tehdään ja uskalletaan tehdä oikea-aikaisia ja olosuhteiden edellyttämiä ratkaisuja.

Selkeä työnjako johdossa, hallituksessa ja muualla organisaatiossa

Varmista, että niin yrityksen johdossa kuin hallituksessakin työnjako henkilöiden välillä on selvä ja huolella dokumentoitu. Hallitus ja toimitusjohtaja voivat, ja niiden usein kannattaakin, delegoida päätösvaltaansa yhtiön organisaatiossa muillekin tahoille. Tehtävien ja valtuuksien delegointi kannattaa tehdä selkeästi ja dokumentoidusti varsinkin silloin, kun tehtävillä on suuri merkitys yhtiön liiketoiminnalle.

Sisäisten toimintaperiaatteiden laatiminen ja noudattaminen

Varmista, että organisaatiossa tiedetään, miten eri tilanteissa tulee toimia. Tämä on tärkeää muun muassa sen vuoksi, että organisaatiossa uskalletaan eskaloida asiat johdon tietoon mahdollisemman aikaisessa vaiheessa. Turhan usein esimerkiksi orastavia riitaisuuksia käsitellään ”projektin sisäisinä asioina”, ja sen vuoksi niistä jätetään kertomatta johdolle riittävän ajoissa. Erityisesti nyt poikkeusoloissa on erityisen tärkeää, että johto tietää ajantasaisesti, missä eri asioiden kanssa mennään, jotta voidaan varmistaa, että tarvittavat toimenpiteet, kuten kirjalliset kannanotot, tehdään oikeassa muodossa ja aikataulussa eikä toisaalta tehdä toimenpiteitä, jotka ovat vastoin yhtiön oikeudellisesti perusteltua kantaa.

Päätösten dokumentointi

Varmista, että pystyt osoittamaan, miksi ja millä perustein jokin liiketoimintapäätös on tehty. Taustoita, perustele ja dokumentoi päätökset huolella.

Mahdollisessa myöhemmässä erimielisyystilanteessa on usein keskeistä se, minkä seikkojen ollessa dokumentoidusti käsillä johdon jäsenten olisi viimeistään pitänyt ryhtyä toimenpiteisiin, tehdä selvityksiä tai muuten puuttua ongelmiin. Tehtyjen päätösten osalta arvioitavaksi tulee muun muassa, onko päätöksen taustaksi hankittu riittävä ja asianmukainen tieto, onko tarvittaessa turvauduttu ulkopuolisten asiantuntijoiden apuun, onko ollut perusteltu syy luottaa hankittuun informaatioon, ja onko hankitun tiedon perusteella tehty objektiivisesti arvioiden ja päätöksentekohetken olosuhteet huomioiden rationaalinen ja johdonmukainen päätös.

‍

Järjestämme toukokuun kolmena ensimmäisenä tiistaina webinaarisarjan, jonka aiheina ovat sopimusvelvoitteet poikkeusoloissa (5.5.), johdon vastuu (erityisesti poikkeusoloissa) (12.5.) sekä konfliktinhallinta (erityisesti poikkeusoloissa) (19.5.). Webinaarit ovat lyhyitä enintään 45 minuutin tietoiskuja kello 9–9.45.